Hausverwaltung für Mietobjekte
Ein kurzer Überblick über unsere Leistungen in der Mietverwaltung
Im Folgenden geben wir Ihnen einen kurzen Überblick über einige Bestandteile unserer täglichen Arbeit als Hausverwalter in der laufenden Mietverwaltung. Details entnehmen Sie bitte auch unserem ausführlichen Leistungsverzeichnis.
| Abwicklung von Mieterwechseln
Nach Eingang der Kündigung prüfen wir zunächst die diesbezüglichen Regelungen des Mietvertrags und senden dem Mieter eine schriftliche Kündigungsbestätigung zu.
Sodann wird der Zustand der Wohnung in Hinblick auf die weitere Vermietbarkeit festgestellt und gegebenenfalls nötige Arbeiten nach Absprache mit dem Hauseigentümer veranlasst. Die Weitervermietung wird i.d.R. an einen externen Makler vergeben, sofern dies für den Eigentümer kostenfrei ist. Auf Wunsch können wir auch eine Bonitätsprüfung des Mieters durchführen lassen.
Bei einem gemeinsamen Termin mit Vor- und Nachmieter erstellen wir ein ausführliches, mehrseitiges Übergabeprotokoll inklusive Fotodokumentation.
Das jeweilige Kautionskonto des Mieters wird von uns bei der Bank aufgelöst. Abzüglich eines Einbehalts für Betriebs- und Heizkosten der laufenden Periode und eventueller Forderungsaufrechnungen wird dem Mieter sein Guthaben ausgeschüttet.
Der neue Mieter hat seine Kaution in maximal 3 Raten zu erbringen, die erste hiervon vor Schlüsselübergabe.
Referenzobjekte
| Zahlungsverkehr
Wir richten für Sie ein eigenes Bank- oder Sparkassen Konto ein, über welches ausschließlich der Zahlungsverkehr des einzelnen Hauses abgewickelt wird. Das Konto wird auf Ihren Namen eingerichtet, die Auszüge werden an unser Büro gesandt und wir erhalten eine Vollmacht für laufende, regelmäßige Zahlungsvorgänge. Guthaben aus diesem Konto werden nach näherer Abstimmung monatlich à cto auf ein von Ihnen zu benennendes Konto überwiesen.
| Korrespondenz
Selbstverständlich führen wir die laufende Korrespondenz mit Mietern, Mieterverein, bei außergerichtlichen Angelegenheiten ggf. mit Anwälten und Behörden für Sie.
Kopien aller nicht routinemäßigen Vorgänge erhalten Sie monatlich mit der Zusendung Ihrer Zwischenabrechnung.| Protokollierung aller Aufwendungen pro Wohnung bzw. Haus
Zunächst prüfen wir die eingehenden Rechnungen sowohl sachlich als auch rechnerisch und übernehmen diese dann in das jeweilige Wohnungskataster. Der Zahlungsvorgang erfolgt anschließend über unser Hausverwaltungsprogramm online.
| Heizkostenabrechnungen
Zum Ende des Kalenderjahres lesen wir zunächst die gemeinschaftlichen Heizungsverbrauchszähler ab und übermitteln diese Daten den Energielieferanten. Diese übersenden uns daraufhin eine Simulationsabrechnung, die ein kalenderjährliche Abrechnung der Heizkosten gemäß Heizkostenverordnung ermöglicht. Mit diesen Zahlen erstellen wir dann die Heizkostenmeldungen für die Abrechnungsunternehmen. Nach Eingang der endgültigen Heizkostenabrechnung für die Mieter übernehmen wir diese in die Betriebskostenabrechnung.
| Abrechnung der laufenden Betriebskosten mit den Mietern
Gemäß der geprüften Vereinbarungen der einzelnen Mietverträge generieren wir die Umlageschlüssel im Abrechnungsprogramm, prüfen die Soll- und Ist-Vorauszahlungen und erstellen daraus die individuellen Betriebskostenabrechnungen für die Mieter des Hauses.
| monatliche Zwischenabrechnungen
Wir halten Sie mit der Zusendung der Monatsabrechnung einschließlich Ausweis der aufgelaufenen Kosten und Kopien nicht routinemäßigen Rechnungen sowie der Korrespondenzkopien auf dem Laufenden. Sie erhalten verschiedene Auswertungen aus denen Sie übersichtlich alle Zahlungsvorgänge, Zahlungsstände der Mieter, Stände der Kostenkonten und den Banksaldo entnehmen können. Eine Musterabrechnung finden Sie auch als Download.
| Jahresabrechung
Ende Januar / Februar erhalten Sie Ihre Jahresabrechung. Diese enthält die Zahlen zur Übernahme in die Ihre V+V-Erklärung für Ihre jährliche Einkommensteuererklärung
| Die technische Betreuung
Bestandteil unserer Dienstleistungen sind natürlich auch die Veranlassung und Abnahme von kleineren Instandhaltungsarbeiten und Reparaturen sowie Wartungen der technischen Anlagen, gegebenenfalls auch nach Rücksprache mit dem Eigentümer.
Sollte es sich dabei um Versicherungsschäden handeln, so übernehmen wir die Meldung und weitere Abwicklung. Bei besonders aufwändigen Versicherungsschäden berechnen wir gegebenenfalls Regiekosten, welche jedoch in der Regel von den Versicherungsgesellschaften erstattet werden.
In der laufenden Hausverwaltung sind Modernisierungsarbeiten, wozu etwa die Umstellung des Heizsystems, Bad-, Balkon-, Dach-, Wohnungs-, Treppenhaussanierungen oder das Einsetzen neuer Fenster oder das Anbringen von Wärmedämmfassaden, nicht enthalten. Die Leitung und Beaufsichtigung dieser Arbeiten wird meist unter Zuziehung eines Architekten oder Bauingenieurs gegen Zusatzhonorar gerne erbracht werden.
Übernahme einer Verwaltung
Dank unserer Erfahrung können wir die kurzfristige Übernahme einer Hausverwaltung schnell und einfach für Sie realisieren. Bei der Übernahme einer Mietverwaltung bieten wir nach Absprache mit Ihnen zunächst folgende Leistungen an, um Sie, Ihre Wünsche, Ihr Objekt und seine Bewohner kennenzulernen:
| Technische Bestandsaufnahme
Wir dokumentieren zunächst den Zustand der bestehenden Haustechnik, wie z.B. Aufzüge, Heizung, zentrale Warmwasseranlage, Lüftungsanlage etc.
Weiterhin wird der Zustand der Wohnungen und deren technische Ausstattung festgehalten und in unserem elektronischen Wohnungskataster eingetragen.| Auswertung der bestehenden Mietverträge
Wir prüfen die aktuellen Mietverträge hinsichtlich der Umlagefähigkeit von Betriebskosten, Wirksamkeit der Regelungen für Klein- und Schönheitsreparaturen.
| Prüfung der aktuellen Versicherungsverträge
Auf Wunsch lassen wir für Sie gerne Ihre Versicherungsverträge hinsichtlich der Deckungssumme und Beitragshöhe prüfen und lassen Parallelangebote erstellen.
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