Dienstleistungen in der WEG-Verwaltung
Ein kurzer Überblick über unsere Leistungen in der WEG-Verwaltung
Im Folgenden geben wir Ihnen einen kurzen Überblick über einige Bestandteile unserer täglichen Arbeit als Hausverwalter in der laufenden WEG-Verwaltung. Details entnehmen Sie bitte auch unserem ausführlichen Leistungsverzeichnis.
| Zahlungsverkehr
Wir richten auf den Namen der WEG ein eigenes Bank- oder Sparkassen Konto ein, über welches ausschließlich der Zahlungsverkehr dieser WEG abgewickelt wird. Die Auszüge werden an unser Büro gesandt und wir erhalten eine Vollmacht für laufende, regelmäßige Zahlungsvorgänge.
| Beschluss-Sammlung
Nach Änderung des Wohnungseigentumsgesetz vom 1.7.2007 führen wir ab der ersten Versammlung ein Beschlussbuch über die gefassten Beschlüsse gemäß § 24 Abs 7 WEG.
Referenzobjekte
| Versammlung
Einmal jährlich bereiten wir die ordentliche Versammlung der Wohnungseigentümer vor. Hierzu zählt u.a. das Aufstellen des Tagesordnungsplanes, das Versenden der Einladungen an sämtliche Eigentümer, das Einholen von Kostenvoranschlägen für eventuell zu beschließenden Baumaßnahmen etc.
Sodann wird die Versammlung unter unserem Vorsitz durchgeführt und vor Ort ein ordnungsgemäßes Protokoll erstellt.| Ausführung der Beschlüsse
Selbstverständlich führen wir die auf der Versammlung gefassten Beschlüsse aus, holen Angebote ein und erteilen eventuelle Aufträge.
| Online Zugang
Über einen kennwortgesicherten Zugang auf unserer Homepage erhalten alle Eigentümer Zugriff auf die Abrechnungen, die Beschluss-Sammlung, die Versammlungsprotokolle, die Teilungserklärung und andere wichtige Dokumente wie z.B. Grundrisse.
| Korrespondenz
Selbstverständlich führen wir die laufende Korrespondenz mit Eigentümern, Beiräten, bei außergerichtlichen Angelegenheiten ggf. mit Anwälten und Behörden für Sie.
Kopien aller nicht routinemäßigen Vorgänge erhält der Beirat monatlich mit der Zusendung der Zwischenabrechnung.| Protokollierung aller Aufwendungen des Hauses
Zunächst prüfen wir die eingehenden Rechnungen sowohl sachlich als auch rechnerisch und übernehmen diese dann in das Kataster. Der Zahlungsvorgang erfolgt anschließend über unser Hausverwaltungsprogramm online.
| Heizkostenabrechnungen
Zum Ende des Kalenderjahres lesen wir zunächst die gemeinschaftlichen Heizungsverbrauchszähler ab und übermitteln diese Daten den Energielieferanten. Diese übersenden uns daraufhin eine Simulationsabrechnung, die ein kalenderjährliche Abrechnung der Heizkosten gemäß Heizkostenverordnung ermöglicht. Mit diesen Zahlen erstellen wir dann die Heizkostenmeldungen für die Abrechnungsunternehmen. Nach Eingang der endgültigen Heizkostenabrechnung für die Eigentümer übernehmen wir diese in die Wohngeldabrechnung der entsprechenden Einheit.
| Abrechnung der laufenden Wohngelder
Gemäß der geprüften Teilungserklärung bzw. nach Weg-Gesetz generieren wir die Umlageschlüssel im Abrechnungsprogramm, prüfen die Soll- und Ist-Vorauszahlungen und erstellen daraus die individuellen Wohngeldabrechnung für Sie.
| monatliche Zwischenabrechnungen
Wir halten den Beirat mit der Zusendung der Monatsabrechnung einschließlich Ausweis der aufgelaufenen Kosten und Kopien nicht routinemäßigen Rechnungen sowie der Korrespondenzkopien auf dem Laufenden. Er erhält verschiedene Auswertungen, aus denen er übersichtlich alle Zahlungsvorgänge, Zahlungsstände der Eigentümer, Stände der Kostenkonten und den Banksaldo entnehmen kann.
| Jahresabrechnung
Ende Januar / Februar erhalten die Beiräte die Jahresabrechnung des vergangenen Wirtschaftsjahres.
| Belegprüfung
Vor Erstellung der Wohngeldabrechnungen hat der Beirat bei einer Belegprüfung in unserem Hause die Möglichkeit, die Abrechnung des abgeschlossen Jahres zu prüfen und das Konto der Instandhaltungsrücklage einzusehen. Hierbei erfolgt die Aufstellung des Gesamtwirtschaftsplanes für die neue Periode.
| Die technische Betreuung
Bestandteil unserer Dienstleistungen sind natürlich auch die Veranlassung und Abnahme von kleineren Instandhaltungsarbeiten und Reparaturen im Gemeinschaftseigentum sowie Wartungen der technischen Anlagen, gegebenenfalls auch nach Rücksprache mit dem Beirat.
Sollte es sich dabei um Versicherungsschäden handeln, so übernehmen wir die Meldung und weitere Abwicklung. Bei besonders aufwändigen Versicherungsschäden berechnen wir gegebenenfalls Regiekosten, welche jedoch in der Regel von den Versicherungsgesellschaften erstattet werden.
In der laufenden WEG-Verwaltung sind Modernisierungsarbeiten, wozu etwa die Umstellung des Heizsystems, Balkon-, Dach-, Treppenhaussanierungen oder das Einsetzen neuer Fenster oder das Anbringen von Wärmedämmfassaden, nicht enthalten. Die Leitung und Beaufsichtigung dieser Arbeiten wird meist unter Zuziehung eines Architekten oder Bauingenieurs gegen Zusatzhonorar gerne erbracht werden.
Übernahme einer Verwaltung
Dank unserer Erfahrung können wir die kurzfristige Übernahme einer Hausverwaltung schnell und einfach für Sie realisieren. Bei der Übernahme einer WEG-Verwaltung bieten wir nach Absprache mit Ihnen zunächst folgende Leistungen an, um Sie, Ihre Wünsche, Ihr Objekt und seine Bewohner kennenzulernen:
| Technische Bestandsaufnahme
Wir dokumentieren zunächst den Zustand der bestehenden Haustechnik, wie z.B. Aufzüge, Heizung, zentrale Warmwasseranlage, Lüftungsanlage etc. und richten ein Hauskataster ein.
| Prüfung und Auswertung
Routinemäßig prüfen wr bei Übernahme einer Verwaltung die Teilungserklärung und die uns zur Verfügung gestellten Protokolle der vorangegangenen Versammlungen.
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