Immobilien Erfahrung seit 1979 IVD – Immobilien-Erfahrung seit 1979 Mitglied im Verband der nordrhein-westfälischen Immobilienverwalter e.V.

Justen & Geller – Immobilienverwaltung IVD

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Verwaltung von mittleren bis größeren Eigentümergemeinschaften


Übernahme einer Verwaltung

Dank unserer Erfahrung können wir die Übernahme einer Hausverwaltung schnell und einfach für Sie realisieren. Dabei hat sich gezeigt, dass eine Mindestgröße der WEG von etwa 30 Einheiten gegeben sein sollte - unsere umfangreichen Leistungen können wir sonst schwerlich zu einem wirtschaftlich attraktiven Preis anbieten.

Bei der Übernahme einer WEG-Verwaltung bieten wir nach Absprache mit Ihnen zunächst folgende Leistungen an, um Sie, Ihre Wünsche, Ihr Objekt und seine Bewohner kennenzulernen:

Technische Bestandsaufnahme

Wir machen uns zunächst mit der Immobilie vertraut und dokumentieren den Zustand der bestehenden Haustechnik, wie z.B. Aufzüge, Heizung, zentrale Warmwasseranlage, Lüftungsanlage etc. und richten ein Hauskataster ein.

Prüfung und Auswertung

Routinemäßig prüfen wir bei Übernahme einer Verwaltung die Teilungserklärung und die uns zur Verfügung gestellten Protokolle der vorangegangenen Versammlungen.


Laufende Verwaltung

Im Folgenden geben wir Ihnen einen kurzen Überblick über einige Bestandteile unserer täglichen Arbeit als Hausverwalter in der laufenden WEG-Verwaltung. Details entnehmen Sie bitte auch unserem ausführlichen Leistungsverzeichnis.


Jahresabrechnung

Ende Januar / Anfang Februar erhalten die Beiräte die Jahresabrechnung des vergangenen Wirtschaftsjahres.

Belegprüfung

Vor Erstellung der Wohngeldabrechnungen hat der Beirat bei einer Belegprüfung in unserem Hause die Möglichkeit, die Abrechnung des abgeschlossen Jahres zu prüfen und das Konto der Instandhaltungsrücklage einzusehen. Parallel hierzu haben wir bereits die Heizkostenabrechnung für Sie veranlasst.

Wohngeldabrechnung / Wirtschaftsplan

Mit den nun geprüften Zahlen erstellen wir die Wohngeldabrechnung. Gemäß der geprüften Teilungserklärung bzw. nach WEG-Gesetz generieren wir die Umlageschlüssel im Abrechnungsprogramm, prüfen die Soll- und Ist-Vorauszahlungen und erstellen daraus die individuellen Wohngeldabrechnungen für Sie.

Der Entwurf des Wirtschaftsplans wird in der Regel im Rahmen der Belegprüfung mit dem Beirat besprochen und zur Abstimmung auf der Versammlung vorbereitet.

Versammlung

Einmal jährlich bereiten wir die ordentliche Versammlung der Wohnungseigentümer vor. Ort und Zeit der Versammlung werden in Absprache mit dem Beirat gewählt und die Versammlung wird unter unserer Leitung durchgeführt. Noch vor Ort erstellen wir ein ordnungsgemäßes Protokoll.

Beschluss-Sammlung

Nach Änderung des Wohnungseigentumsgesetz vom 1.7.2007 führen wir ab der ersten Versammlung ein Beschlussbuch über die gefassten Beschlüsse gemäß § 24 Abs 7 WEG.

Ausführung der Beschlüsse

Selbstverständlich führen wir die auf der Versammlung gefassten Beschlüsse zeitnah aus, holen Angebote ein und erteilen eventuelle Aufträge, damit die Maßnahmen noch innerhalb des laufenden Wirtschaftsjahres abgerechnet werden.

Monatliche Zwischenabrechnungen

Wir halten den Beirat mit der Zusendung der Monatsabrechnung einschließlich Ausweis der aufgelaufenen Kosten und Kopien nicht routinemäßigen Rechnungen sowie der Korrespondenzkopien auf dem Laufenden. Er erhält verschiedene Auswertungen, aus denen er übersichtlich alle Zahlungsvorgänge, Zahlungsstände der Eigentümer, Stände der Kostenkonten und den Banksaldo entnehmen kann.

Korrespondenz

Wir führen die laufende Korrespondenz mit Eigentümern, Beiräten, bei außergerichtlichen Angelegenheiten ggfs. mit Anwälten und Behörden für Sie. Kopien aller nicht routinemäßigen Vorgänge erhält der Beirat monatlich mit der Zusendung der Zwischenabrechnung.

Zahlungsverkehr

Wir richten auf den Namen der WEG ein eigenes Bank- oder Sparkassen Girokonto ein, über welches ausschließlich der Zahlungsverkehr dieser WEG abgewickelt wird. Die Auszüge werden an unser Büro gesandt und wir erhalten eine Vollmacht für laufende, regelmäßige Zahlungsvorgänge. Den gesetzlichen Bestimmungen entsprechend führen wir getrennt hiervon die Tagesgeldkonten für die Instandhaltungsrücklage.

Die technische Betreuung

Bestandteil unserer Dienstleistungen sind natürlich auch die Veranlassung und Abnahme von Instandhaltungsarbeiten und Reparaturen sowie Wartungen der technischen Anlagen im Gemeinschaftseigentum, gegebenenfalls auch nach Rücksprache mit dem Beirat. Nicht Gegenstand der laufenden Verwaltung sind allerdings Modernisierungsarbeiten, wozu etwa die Umstellung des Heizsystems, Bad-, Balkon-, Dach-, Wohnungs-, Treppenhaussanierungen oder das Einsetzen neuer Fenster oder das Anbringen von Wärmedämmfassaden gehören.

Die Leitung und Beaufsichtigung dieser Arbeiten kann unter Zuziehung eines Architekten oder Bauingenieurs gegen Zusatzhonorar gerne erbracht werden. Sollte es sich dabei um Versicherungsschäden handeln, so übernehmen wir die Meldung und weitere Abwicklung. Bei besonders aufwändigen Versicherungsschäden berechnen wir gegebenenfalls Regiekosten, welche jedoch in der Regel von den Versicherungsgesellschaften erstattet werden.

Regelmäßige Begehungen

Unsere Unternehmensphilosophie ist die vor Ort präsente und engagierte Verwaltung. Wir halten es daher für unbedingt erforderlich, dass sich der zuständige Hausverwalter fortlaufend ein persönliches Bild vom Zustand Ihrer Immobilie macht. Dies geschieht nicht zu regelmäßigen, vorhersehbaren Terminen, sondern wird von uns flexibel in den täglichen Ablauf integriert.